Jakie informacje możesz znaleźć w księgach handlowych i które firmy muszą je prowadzić?

Księgi handlowe stanowią nieodzowny element rachunkowości i zarządzania finansowego wielu przedsiębiorstw. Te zbiory dokumentów odgrywają kluczową rolę w monitorowaniu i raportowaniu działalności gospodarczej firm. Sprawdź, jakie informacje muszą być w nich zawarte i kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych.

Księgi handlowe — co to jest?

Księgi handlowe to system ewidencji księgowej, który rejestruje i prezentuje wszystkie zdarzenia gospodarcze mające wpływ na sytuację finansową firmy. Są one podstawą do sporządzania sprawozdań finansowych i rozliczania podatków. Dodatkowo księgi handlowe muszą także odzwierciedlać faktyczną sytuację majątkową firmy oraz jej wynik gospodarczy. Księgi handlowe powinny być również zabezpieczone przed zniszczeniem, utratą lub manipulacją.

Jak prowadzić księgi handlowe?

W Polsce podstawowym aktem prawnym regulującym zasady rachunkowości jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2020 poz. 1459). Prowadzenie ksiąg handlowych musi się odbywać w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący, zgodnie z przepisami prawa. Wpisy do ksiąg handlowych są dokonywane na podstawie różnych źródeł informacji, takich jak:

• dowody księgowe, czyli dokumenty potwierdzające zdarzenia gospodarcze i stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach,
• zasady rachunkowości, traktowane jako ogólne zasady i normy dotyczące prowadzenia ksiąg handlowych i sporządzania sprawozdań finansowych,
• międzynarodowe standardy rachunkowości, które są zbiorem zasad i wytycznych dotyczących prezentacji i ujawniania informacji finansowych, obowiązujących niektóre podmioty gospodarcze.

Ponadto księgi handlowe muszą być prowadzone w języku polskim i w polskiej walucie.

Z czego składają się księgi handlowe?

Księgi handlowe – pełna księgowość – zawierają kilka podstawowych elementów.

• Dziennik — to część ksiąg handlowych, w której zapisuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów księgowych. Dziennik zawiera m.in. datę, opis i kwotę każdego zdarzenia.
• Księga główna — w tej części księgi handlowej zapisuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze na kontach syntetycznych. Podsumowują one dane z różnych kategorii majątkowych i finansowych.
• Księgi pomocnicze — tu znajdują się konkretne dane o poszczególnych składnikach majątkowych i finansowych firmy. Księgi pomocnicze zawierają konta analityczne, które rozkładają dane z kont syntetycznych na bardziej szczegółowe pozycje.
• Zestawienia obrotów i sald — czyli podsumowanie danych z księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Zestawienia pokazują m.in. zmiany na poszczególnych kontach w danym okresie.
• Inwentarz – to część ksiąg handlowych, w której przedstawia się wykaz składników aktywów i pasywów firmy na dany dzień. Jest sporządzany na podstawie inwentaryzacji.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych w Warszawie i innych miastach mają firmy, które spełniają co najmniej jeden z następujących warunków:

• mają formę prawną spółki kapitałowej lub spółki komandytowo-akcyjnej;
• przekroczyły w poprzednim roku obrotowym przychód netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług w wysokości 2 milionów euro;
• prowadzą działalność w zakresie bankowości, ubezpieczeń, funduszy inwestycyjnych lub emerytalnych, giełdy papierów wartościowych lub innych rynków regulowanych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda firma musi regularnie aktualizować swoje dane finansowe i prowadzić odpowiednio sporządzone księgi handlowe. Biuro rachunkowe taniarachunkowość.pl w Warszawie zapewni Ci prawidłowe i bezpieczne prowadzenie ksiąg – zapraszamy do zapoznania się z ofertą w tym zakresie!